L’assistant-e de direction est chargé-e d’apporter une aide continue et adaptée au-à la Directeur-rice général-e adjoint-e en termes d’organisation, d’information et de suivi de documents et dossiers, ainsi que de relations avec les publics et partenaires internes et externes.
Il-elle assure un accueil physique et téléphonique de qualité pour les différents interlocuteurs de la Direction générale et ponctuellement, pour les directions du « plateau Culture ».
Il-elle travaille en lien étroit avec les secrétariats des directions thématiques et des structures du pôle afin d’assurer la bonne circulation et transmission des informations et des documents administratifs.
Publication originale : Culturables.fr – 2 mai 2023
Missions :
– Information et communication :
Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction générale et tenir le registre des appels
Recevoir, orienter et diffuser les informations liées à l’activité de la Direction générale auprès des directions et des structures du pôle et en externe au besoin.
– Assistanat de direction :
Gérer l’agenda du-de la DGA, organiser ses réunions, rendez-vous et déplacements
Réceptionner, enregistrer, analyser et diffuser le courrier départ-arrivée ; participer au suivi et à la bonne transmission des réponses
Réceptionner et assurer le suivi des parapheurs au visa du-de la DGA dans le respect des délais
Rédiger tout document utile à l’activité de la Direction Générale (compte-rendus, notes, courriers)
Organiser et suivre le classement et l’archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par le-la DGA ; en assurer la mise à jour régulière ; s’assurer de la disponibilité de l’information
Participer au suivi de l’activité : rédiger des rapports et bilans d’activité, élaborer et suivre des tableaux de bord
– Missions transversales pour la Direction générale de la Culture et des relations internationales :
Assurer les permanences Accueil du « plateau Culture » en l’absence de la personne référente
Remplacer au besoin les autres assistant-e-s de direction pour garantir la continuité des missions de la Direction générale et des directions thématiques concernées.
Consulter l’annonce complète, candidater via le site de la Ville de Lille