L’Opéra de Lille recrute un.e Secrétaire technique – CDD 5 mois / Cand. avant 2-02-18

L’Opéra de Lille est un Établissement Public de Coopération Culturelle doté d’un budget de 12 millions d’euros proposant chaque saison une centaine de représentations ainsi que de multiples manifestations destinées à attirer un nouveau public. L’Opéra réalise 3 ou 4 productions lyriques par an et accueille deux ensembles en résidence : Le Concert d’Astrée dirigé par Emmanuelle Haïm et l’ensemble Ictus.
La danse joue par ailleurs un rôle de premier plan dans la programmation avec la présentation de chorégraphes internationaux.
Ce projet artistique lancé en 2004 vise à développer une programmation artistique innovante avec pour objectif de toucher un public large et diversifié et bénéficie d’équipements scéniques de premier ordre.

Missions
Au sein de la Direction technique et de production, qui regroupe 26 permanents et les techniciens intermittents du spectacle, et sous l’autorité directe du Directeur technique et de production, vous assurez le secrétariat du directeur technique et de production et du service.
A ce titre :
-vous entretenez les relations avec les fournisseurs de la direction technique et de production, en lien avec les responsables de secteur, vous faites établir des devis, et vous établissez les commandes avec suivi jusqu’à la livraison ;
-vous suivez l’arrivée des factures, en assurez le circuit pour paiement après service fait en lien avec le service comptabilité et relancez les fournisseurs ;
-vous suivez la régie d’avance technique et êtes mandataire de cette régie de dépenses : vous récoltez les pièces justificatives des dépenses effectuées sur la régie d’avance, et transmettez au service comptable et à l’agent comptable les pièces nécessaires à la reconstitution de la régie ;
-vous effectuez et suivez le classement, l’archivage et la gestion des commandes et des stocks de fournitures de la direction technique et de production ;
-vous organisez les déplacements du service technique (réservation des trains et des hôtels, feuilles de route), vous assurez le suivi des ordres de mission et les remboursements de frais du personnel permanent et intermittent de la direction technique et de production ;
-vous assurez le standard téléphonique de la direction technique et de production, ainsi que, en alternance avec les standardistes et les secrétaires et assistantes des autres services, le standard téléphonique général.

Compétences et qualités requises
D’un niveau de formation initiale bac+2 à bac+3 en secrétariat ou assistanat, vous pouvez idéalement justifier d’une première expérience dans ce domaine.
Vous faites preuve d’une très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel.
D’une excellente présentation, vous maîtrisez les techniques rédactionnelles (orthographe, qualités d’expression écrite,…) ainsi que les techniques de l’accueil téléphonique et du standard.
Rigoureux(se), organisé(e), vous savez également faire preuve d’autonomie et de réactivité, dans un secteur et au sein d’une direction où les périodes de spectacles constituent des pics d’activités au rythme soutenu.
Le milieu de la culture en général, et du spectacle vivant en particulier, vous attire.
Votre niveau d’anglais vous permet d’échanger, à l’écrit et à l’oral, avec des fournisseurs étrangers.

Conditions
CDD de 5 mois de février à juin 2018 (remplacement congé maternité)
Rémunération selon la grille de référence de l’Opéra, basée sur celle de la convention collective nationale des entreprises artistiques et culturelles (CCNEAC), selon le profil et l’expérience.
Poste d’employé (groupe 8 de la CCNEAC), à temps complet.
Avantages sociaux : Mutuelle d’entreprise et chèques déjeuner.

Merci d’adresser votre lettre de motivation et votre CV à l’attention de Claire Lévy, responsable ressources humaines, par mail à : recrutement@opera-lille.fr, au plus tard le vendredi 2 février 2018.