L’office de tourisme de Lens-Liévin recrute un.e Assistant.e administratif.ve et comptable / Cand. avant 10-01-21


L’office de tourisme de Lens-Liévin, EPIC de la Communauté d’Agglomération de Lens Liévin, recrute un(e)assistant(e) comptable et administratif. Sous la responsabilité de la direction, vous serez en charge de la gestion comptable et du suivi des formalités administratives et sociales de l’EPIC. Au titre de la gestion comptable, vous participerez à l’élaboration budgétaire en lien avec la direction et en collaboration avec les différents services. Vous assurerez l’exécution des budgets par le traitement comptable de l’ensemble des dépenses et recettes en fonctionnement comme en investissement, le suivi des budgets en lien avec les différents services, le suivi des différentes régies en lien avec les régisseurs, la gestion de la trésorerie, ainsi que le suivi des relations avec fournisseurs, prestataires et la Trésorerie. Au titre de la gestion des ressources humaines, vous communiquerez au cabinet comptable les éléments nécessaires à la réalisation mensuelle de leurs paies et des opérations en découlant, ainsi que des différentes déclarations devant être réalisées.

Publication originale : Culturables.fr – 23 décembre 2020

Description du poste
Sous la responsabilité de la direction, vous serez en charge de la gestion comptable et du suivi des formalités administratives et sociales de l’EPIC. Au titre de la gestion comptable, vous participerez à l’élaboration budgétaire en lien avec la direction et en collaboration avec les différents services.
Vous assurerez l’exécution des budgets par le traitement comptable de l’ensemble des dépenses et recettes en fonctionnement comme en investissement, le suivi des budgets en lien avec les différents services, le suivi des différentes régies en lien avec les régisseurs, la gestion de la trésorerie, ainsi que le suivi des relations avec fournisseurs, prestataires et la Trésorerie.
Au titre de la gestion des ressources humaines, vous communiquerez au cabinet comptable les éléments nécessaires à la réalisation mensuelle de leurs paies et des opérations en découlant, ainsi que des différentes déclarations devant être réalisées.

Gestion comptable et financière :
– Participer à l’élaboration budgétaire en lien avec le directeur ;
– Exécuter et suivre les budgets et les différentes étapes budgétaires (Budget primitif, Budget supplémentaire, décisions modificatives) ;
– Assurer le traitement comptable de l’ensemble des recettes et dépenses de l’EPIC (engagement, mandatement, titrage, liquidation) ;
– Pointer le Compte de gestion et réaliser les écritures de fin d’exercice (report à nouveau, reste à réaliser, amortissements, stocks, …)
– Assurer la régularisation des régies (mandatement et titrage mensuels des dépenses et recettes …) ;
– Contrôler la gestion et les engagements de dépenses ainsi que l’exécution comptable des marchés publics ;
– Suivi des recettes (recouvrement des recettes commerciales et des subventions) ;
– Suivi du recouvrement de la taxe de séjour en lien avec le référent hébergement et les services de la CALL ;
– Veiller au respect des échéances de paiement et d’encaissement ;
– Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables ;
– Réaliser les déclarations mensuelles de TVA sur la base des éléments fournis par la Trésorerie ;
– Gérer les relations avec la Trésorerie, les différents partenaires et fournisseurs.

Ressources humaines :
– Transmettre tous les documents relatifs aux salariés au cabinet comptable (contrats, arrêt, congés …) ;
– Assurer le suivi des congés annuels et des absences des agents, notamment pour raison de santé ;
– Assurer le suivi des salariés par la médecine du travail ;
– Mise à jour du DUER en lien avec la direction ;
– Assurer le suivi des remboursements de l’assurance maladie ;
– Assurer le suivi de la prise en charge et du financement des actions de formation la mise en auprès de l’OPCO ;
– Fournir mensuellement les éléments de la paie des agents au cabinet comptable ;
– Assurer que les déclarations sociales et autres déclarations relatives à la masse salariale soient réalisées par le cabinet comptable ;
– Transmission du fichier de paiement de la paie et des charges sociales à la Trésorerie ;
– Procéder à l’adhésion des agents à la Mutuelle ;
– Procéder à la mise à jour et au classement des dossiers des agents dans le respect du RGPD ;
– Intégrer les nouveaux salariés sur le logiciel de planning.

Suivi administratif :
Organisation des comités de direction :
– Envoi des convocations et relance ;
– Préparation des dossiers remis lors du CODIR et des feuilles d’émargement ;
– Transmission des documents au contrôle de légalité puis à la collectivité et à la trésorerie.

Suivi du fonctionnement :
– Suivi de l’ensemble des contrats liés au bon fonctionnement de l’office de tourisme et de ses bâtiments (téléphonie, assurances, informatique, reprographie, nettoyage…) ;
– Lien avec les services maintenance de la CALL ;
– Suivi des Formalités administratives nécessaires à l’exercice de l’activité (garantie financière, autorisation de commercialisation …) en lien avec les services :
– Mise à jour et classement des conventions avec les collectivités et les partenaires, en lien avec les services ;
– Classement et archivage des contrats avec les prestataires – Gestion des fournitures et du parc matériel et mobilier en lien avec les services.

Relations :
• En interne : en lien étroit avec la direction, l’ensemble de l’équipe, les régisseurs, régisseurs suppléants.
• En externe : Trésorerie, les partenaires institutionnels, fournisseurs et prestataires.

Profil recherché
Compétences et technicité :
• Maîtrise des règles budgétaires et comptables en nomenclature M4 ;
• Bonne connaissance du fonctionnement des services extérieurs venant en appui de la collectivité (Trésorerie, …) ;
• Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook…) ;
• Maîtrise des progiciels de comptabilité, finances et personnel (logiciel Cosoluce Corail, plateforme Chorus, 3D ouest, portail DGFIP, Helios, logiciel de planning Aloa) ;
• Gestion de projets
• Connaissance du fonctionnement d’un EPIC ;
• Une expérience dans un service financier d’une collectivité serait un plus apprécié
• Connaissance des missions d’un office de tourisme serait un plus apprécié

Qualités :
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Sens du contact, qualité d’écoute et de dialogue ;
• Recherche de solutions et facilitateur ;
• Discrétion et confidentialité ;
• Autonomie ;
• Polyvalence.

Expérience professionnelle souhaitée : Au moins 2 ans d’expérience sur un poste similaire. Une expérience dans un service financier d’une collectivité serait un plus apprécié.

Conditions
Minimum Bac +2 spécialité gestion comptable et financière des collectivités, gestion et administration d’un établissement public.
Statut : CDI de droit privé, Niveau Agent de maîtrise de la convention collective des organismes de tourisme à but non lucratif, possibilité d’envisager le recrutement d’un agent de la fonction publique en disponibilité (C avec expérience ou B)
Lieux de travail: Lens-Liévin Tourisme, 16 Place Jean Jaurès, 62300 LENS
Prise de poste envisagée: Urgent, début janvier

Date limite de candidature : 10/01/2021
Adresser un CV et une lettre de motivation à l’attention de Sophie Wilhelm, Directrice, à l’adresse suivante : sophie.wilhelm@tourisme-lenslievin.fr

Publication originale : Culturables.fr – 23 décembre 2020