Le festival Séries Mania (Lille) recrute un.e Chargé.e des voyages, des déplacements et de l’hébergement CDD / Cand. avant 4-11-19

Descriptif
Auprès de l’adjointe au directeur de production, des chargé.e.s des invités, des chargé.e.s du protocole vous êtes en charge des voyages, des déplacements et de l’hébergement de tous les invités du festival.

Vos missions seront les suivantes (vous travaillerez en binôme) :
• EN AMONT DU FESTIVAL
– Gérer et alimenter la base de données regroupant les invités du festival
– Acheter les billets des invités du festival et du Forum (événement professionnel du festival) en lien avec les chargé.e.s des invités – environ 600 invités
– Mise à jour et tenue d’un budget défini en lien avec l’adjoint de production
– Assurer le remplissage des hôtels en fonction des indications des chargé(e)s des invités
– Établir le contact avec tous les hôtels du festival et fournir des roomings régulièrement
– Veiller sur les quotas de chambres et assurer la rétrocession si nécessaire
– Assurer la liaison avec les chauffeurs pendant le festival (planning, modifications planning, dispatch, suivi et mise à jour)

• PENDANT LE FESTIVAL
– Assurer une assistance permanente pour l’équipe chargée des invités pour les changements de billets, d’hôtels, de pick-ups en lien avec les prestataires impactés

• APRES LE FESTIVAL
– Pointage des rooming lists en détail et édition de toutes les factures de transport
– Classement et traitement des factures en lien avec le service comptable
– Bilan détaillé et chiffré
Cette liste de missions n’est pas exhaustive et pourra être adaptée le cas échéant.

Profil et qualités souhaités
Expérience dans la production événementielle, logistique, organisation d’événements
Capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
Maîtrise de l’anglais indispensable – une autre langue serait un plus.
Qualité de négociation indispensable
Autonomie et adaptabilité au rythme événementiel (horaires décalés pendant le festival)
Capacité de travail en équipe et disponibilité
Rigueur, sens de l’organisation, réactivité, anticipation, polyvalence et sens du service
Maîtrise des logiciels courants sur interface PC, G Suite Microsoft Office et Photoshop

Consulter l’annonce, candidater via le site de Séries Mania