La Ville de Douai recrute un(e) Assistant(e) de Direction pour le Musée de la Chartreuse

Catégorie C ou B

Missions
• Suivre la gestion administrative
– saisir divers documents (courriers, rapports, demandes de prêts d’œuvres aux expositions, tableaux des prêteurs etc.).
– enregistrer le courrier entrant dansle service et assurer le suivi des réponses
– préparer les dossiers du musée pour le conseil municipal (délibérations et décisions directes)
– gérer l’envoi des couriers (envois en nombre, collissimos…)

• Suivre la gestion comptable et financière en lien avec la directrice du musée
– établie les bons d’engagement dans le logiciel de la Mairie et els enregistrer dans la base excel du musée
– enregistrer les factures et les préparer à la signature de la conservatrice, les signer en cas d’absence prolongée de cette dernière
– réaliser les dossiers justificatifs de subventions et de mécénats
– mettre en forme les documents juridiques relatifs aux activités du musée (conventions, contrats, documents liés aux prêts d’œuvres, marchés publics) et assurer le suivi de leur réalisation en lien avec les services concernés en Mairie (SAJ, Marchés publics, finances, DGS) le cas échéant.

• Encadrer le personnel de surveillance, d’accueil, d’entretien et de conciergerie
– établir le planning annuel du personnel de surveillance, d’accueil, de conciergerie et d’entretien, et en assurer le suivi
– organiser et suivre des réunions avec l’ensemble de ce personnel le cas échéant
– suivre le marché public portant sur les vêtement de travail du personnel de surveillance et d’accueil
– très ponctuellement et très occasionnellement, assister la secrétaire du service des publics dans l’établissement annuel du planning des animations au musée

• Gérer les stocks de fournitures du service
– centraliser les demandes de fournitures du service et les transmettre en mairie
– aller chercher les fournitures
– gérer les commandes de produits d’entretien

Favoriser les bonnes relations du service avec l’extérieur

– être capable d’accueillir et d’informer le public physiquement par téléphone sur les activités du musée
– favoriser les relations avec les différents services de la mairie, en particulier la direction des ressources humaines, le service administratif et juridique, les finances, les marchés publics, les bâtiments, la direction générale des services et les services culturels
– accueillir et encadrer les stagiaires en sruveillance es collections ou en archivage de données

Profil
– nécessité d’avoir une très bonne orthographe ainsi qu’une bonne expression orale
– très bonne connaissance des institutions territoriales et notamment ce qui touche l’organisation d’un conseil municipal, les règles de la comptabilité publique, les marchés publics, ainsi que les règles en vigueur à la ville en matière de ressources humaines
– connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint…)

Pour tous renseignements, les candidats peuvent s’adresser à Mme Anne Labourdette, Conservatrice, Directrice du Musée de la Chartreuse au 03 27 71 38 80.

Les candidatures avec lettre de motivation et curriculum vitæ sont à adresser par courrier à : contact@ville-douai.fr

Date limite de dépôt de candidature : lundi 24 août 2015